文書の日常管理方法

文書を使いやすくするために、いつでも調べて取ります。文書の日常管理はできるだけ科学化、規範化するようにします。

_一、書類の追跡管理法_公文書は運転中に検索と秘密保持のために、その流れを正確に把握しなければなりません。

主な措置は登録をよくして、登録は専門帳を設けてもいいし、まめに日記帳を取ってもいいです。

_「日記実」は、事務室の文書を回覧、引受する過程における一つ一つの着地の当日記録である。

文書処理員が書類を調べたり調べたりする時の便利なツールです。

一般的にファイルでトレースします。

_ファイルのトラッキングシートはカード形式であり、各タイプのファイルトラッキングシートは一緒に置いてあります。

県委員会の事務室を例にとって、中央文書、内刊、省政府文書、内刊、市委員会文書、内刊、市政府文書、内刊はそれぞれの箱に入れます。

書類を回収した後、追跡書は自分で廃棄します。

二、書類の位置付け管理法_は、回覧、送付した書類を回収し、あらかじめ定められた位置に保存しておく、いわゆる位置決め管理です。

具体的な方法は、書類長、幅によって適当な厚さの書類箱（プラスチックケースまたは自作の板紙ケースでも可）を作成し、本庁のすべての書類名を一定の規則（公文書登録簿類参照）に従ってそれぞれ箱に表示し、書類棚を上半期と下半期の二つまたはいくつかの使用期間に分け、戸棚内で横枠板で階層（中央級、省級、市級など）を分けて表示することです。

その後、ファイルボックスの名前に従って、上から下までの等級順に箱を戸棚の中に入れます。

書類のカード管理法_三、書類のカード管理法_は文書管理業務において、検索を容易にするために、ファイルは「ファイルカード」を作成して管理することができます。

「ファイルカード」は、自単位のファイルの内容と成分をカード形式で掲示する検索ツールです。

膨大なファイル情報を保存し、科学的な分類を加えて、同じ問題と特定のテーマの内容情報を集約し、一緒に並べば、有機的な全体を構成し、主導的に情報を提供し、利用することができます。

「ファイルカード」は現在の手動検索ツールの中で比較的に広く使われているものです。

文書作成カードは以下のいくつかの状況に注意しなければならない。文書のタイトルによって論理的に記入されていない場合、実際の状況に応じてタイトルを変更しなければならない。

例えば、いくつかの統計表は、上司組織が直接に印刷したもので、タイトルは「全国×××統計表」を使います。これらの表は県単位で使う場合、そのタイトルは××県××統計表に書き換えなければなりません。

タイトルやファイル名がないファイルがあったら、その内容に基づいて簡明かつ確実なタイトルを作成します。

ある書類にはタイトルがありますが、副題を加えたほうが確実で、一目でわかるようになります。

テキストに長すぎるタイトルは、文書の希望に影響しないように適当に簡略化でき、一目でわかるようにすることができます。

_カードを分類した後、クラスごとのカードの前後の順序と配置の位置を一定の方法で固定し、文書間の歴史的関係を維持し、確認できるようにする。

単位ごとに毎年作成されているカードの書式基準は一致していなければなりません。そうすると、はぐれなくなります。

ファイルカードの配列は主に属類と小類内のファイルカードの配列を指しています。クラスによって分類できます。

このように並べば、同じ性質の書類が集まって、迅速で正確に探しやすいです。

同じ年度では、カードの順序の習慣は：最初の上級レベルの後に、下位のレベルでは、最初の党委員会の後に行政、最初の指導機関の後に、ビジネス部門です。

カードは整列を経て、位置が固定されたらカードケースに入れて、分類、小類、問題あるいは年度、著者等のインデックスカードを設定して、最後に「調べるために必要なこと」を書きます。

このように、書類保管、利用の混乱を克服することができますし、ファイルカードの作成品質も保証されます。

書類の制度管理法_四、書類の制度管理法_は書類の閲覧、伝達、アーカイブ制度を確立して、紛失、破損などの問題を発見するために、照合と検索を行います。

文書の閲覧、転送、アーカイブ制度を作るには、一般的に以下の内容が含まれています。

各種の書類を分類して、目的があって、閲覧する時に探しやすいように整理します。

_2.文書を借りるには以下の点に注意しなければならない。

誰であれ、何であれ、いつでも書類や資料を借りて、どんなに急いでいても、どんなに忙しくても、「図書館」できちんと登録、署名の手続きをしなければなりません。

（2）厳密である。

借りる時間を決めて、「密級」文書の閲覧範囲をコントロールします。

特別標的には「密級」の文書があります。いつでも指導者に指示を仰ぐべきです。貸し出し前には面と向かって注意事項を提出します。

（3）こまめに調べる。

管理されている書類に対して、月曜日の清、1月の清、1シーズンのチェック、半年のまとめなどがあります。問題があれば、自発的に、適時に報告し、迅速に解決するよう求めます。

_3.本簿の所属書類は誰がいつまで調べられるかを明記してください。